Penugasan dan Konfigurasi
Status: uji coba. Aplikasi mengikuti Peraturan Direksi Nomor 03 Tahun 2026; isian yang pedomannya tidak merinci (nomor nota dinas, sifat, klasifikasi, titelatur) belum dikonfirmasi Sekretariat dan label UJI COBA tampil di semua layar sampai uji pengguna selesai. Matikan di Konfigurasi → Kebijakan → Mode uji coba. Halaman Penugasan dan Konfigurasi sudah dapat dipakai.
Konsep singkat
- Kewenangan berasal dari penugasan, bukan otomatis dari jabatan atau atasan. Siapa boleh memparaf dan mengesahkan pada unit mana ditetapkan di halaman Penugasan.
- Peran pada unit: Pemaraf dan Penandatangan (wajib memilih unit). Peran sistem (tanpa unit): Admin Naskah, Pengelola Konfigurasi, Auditor.
- Jenis penugasan: Definitif, Plt., dan Plh.. Plt/Plh wajib bertanggal akhir dan berhenti sendiri pada tanggal itu. Riwayat tidak dihapus.
- Tanda tangan tidak dapat diwakilkan. Bila penandatangan berhalangan, tetapkan Plt/Plh pada unit yang sama. Paraf boleh diwakili atasan bila kebijakan mengizinkan; tindakan semacam itu akan ditandai "diwakili".
- Pemilik nota tidak dapat memparaf atau mengesahkan notanya sendiri.
flowchart LR
accTitle: Menetapkan pengganti sementara penandatangan
accDescr: Admin Naskah menetapkan penugasan Plh pada unit penandatangan dengan tanggal mulai dan akhir; setelah tanggal akhir penugasan berhenti sendiri.
A["Penandatangan berhalangan"] --> B["Admin Naskah menetapkan<br/>penugasan Plh pada unit yang sama"]
B --> C["Isi tanggal mulai, tanggal akhir,<br/>dan dasar penetapan"]
C --> D(["Plh dapat mengesahkan<br/>selama masa berlaku"])
D --> E["Tanggal akhir lewat:<br/>penugasan berhenti sendiri"]Menetapkan penugasan (Admin Naskah)
- Buka Penugasan → Tetapkan penugasan.
- Isi username SSO (harus pegawai aktif di data kepegawaian), pilih peran, dan unit untuk Pemaraf/Penandatangan.
- Pilih jenis; untuk Plt/Plh isi tanggal akhir. Tulis dasar penetapan (mis. nomor surat penugasan).
- Simpan. Bila gagal, pesan menjelaskan penyebabnya (mis. username tidak ditemukan).
Mengganti pemegang: pilih Akhiri pada penugasan lama (berakhir hari ini), lalu tetapkan yang baru. Username, peran, unit, dan jenis tidak dapat diubah pada penugasan yang ada. Nonaktifkan mencabut hak tanpa menghapus riwayat.
Sinkron unit: tombol Sinkron unit dari kepegawaian menarik struktur organisasi terbaru (hanya baca dari data kepegawaian). Unit yang hilang dari sumber dinonaktifkan, tidak dihapus. Jalankan setelah ada perubahan struktur.
Pengguna lain hanya melihat penugasan miliknya.
Mengubah konfigurasi (Pengelola Konfigurasi)
Buka Konfigurasi. Ada tujuh tab. Lima yang pertama berversi: setiap penyimpanan membuat versi baru (versi lama tetap di riwayat), alasan perubahan wajib diisi, dan Berlaku mulai boleh dijadwalkan ke depan. Nota yang sudah diajukan memakai aturan saat diajukan, jadi perubahan tidak mengubah nota yang sedang berjalan. Di tiap tab, Pakai sebagai dasar pada riwayat memuat isi versi lama ke formulir (tidak menyimpan; tetap tekan Simpan versi baru). Pengguna selain Pengelola Konfigurasi hanya dapat melihat.
| Tab | Isi |
|---|---|
| Kebijakan | Mode uji coba (label UJI COBA di semua layar); paraf boleh diwakili atasan (paraf saja); akibat edit langsung dan pengembalian (paraf diulang dari awal atau dilanjutkan). |
| Rute persetujuan | Urutan langkah per jenis naskah menurut tingkat unit (Sub Bagian, Bagian, Direktorat) pada rantai unit pembuat. Tambah, hapus, dan pindahkan langkah; atur boleh diwakili dan "lewati bila unit tidak ada". Harus tepat satu langkah Pengesahan dan paling akhir; pengesahan tidak dapat diwakili. Ringkasan alur ditampilkan di bawah. Bawaan: paraf sub bagian → paraf bagian → pengesahan direktorat. Bagian Paraf koordinasi mengatur apakah pembuat boleh menunjuk unit koordinasi, posisinya (sebelum atau sesudah paraf hierarki), batas jumlah unit, dan apakah paraf koordinasi boleh diwakili atasan. Untuk menyesuaikan Pasal 40 pedoman (minimal dua paraf berjenjang bagi naskah yang ditandatangani Direktur atau Manajer), atur langkah paraf di sini. |
| Penomoran | Templat nomor per jenis dengan token {urut} (wajib; {urut:3} = tiga digit), {singkatan}, {bulan_romawi}, {bulan}, {tahun}, {kode_jenis}, {kode_klasifikasi}, {kode_unit}; sumber {kode_unit} (unit pembuat atau penandatangan); aturan reset (tahunan, bulanan, tanpa). Pratinjau nomor ke-1 dan ke-123 tampil langsung. Berlaku untuk nota yang disahkan sesudahnya; nomor yang sudah terbit tidak berubah. |
| Redaksi & kop | Awalan jabatan penandatangan menurut jenis penugasan (Definitif, "Plt. ", "Plh. "), 1–4 baris kop PDF (dapat dinyalakan atau dimatikan; Lampiran 7 pedoman menggambarkan nota dinas tanpa kop), dan huruf PDF. Di bagian yang sama diatur penulisan nama penanda tangan (Pasal 44 pedoman): per tingkat unit dan jenis penugasan, apakah nama ditulis dengan gelar, serta apakah nomor induk dan golongan dicetak di bawah nama. Bawaan: Plt/Plh direksi tanpa gelar, nomor induk, dan golongan; direksi definitif dengan gelar; pejabat lain dengan gelar, nomor induk, dan golongan. Gelar dibuang otomatis dari nama kepegawaian (bila ragu nama dibiarkan utuh). Huruf pedoman (Bookman Old Style 12) belum tersedia, jadi dipilih huruf standar PDF. |
| Isian naskah | Daftar sifat naskah dan tingkat keamanan (kode, nama, dan tanda "akses dibatasi"; pedoman: B, T, R, SR), tingkat dan sifat bawaan, petunjuk pada kolom "Kepada Yth", serta arah nota (bebas, ke atas, ke bawah, atau dua arah) dengan batas tingkat unit tujuan opsional. Pedoman tidak konsisten soal arah (Pasal 11 ayat 1: bawahan ke atasan; Pasal 1 butir 10: dua arah), jadi bawaannya bebas; ubah ke ke atas (dan batasi tingkat Direktorat untuk "ke Direksi") bila kebijakan menghendaki. Nilai awal sifat adalah asumsi karena pedoman tidak merincinya. |
| Klasifikasi | Daftar klasifikasi arsip (tidak berversi). Tambah klasifikasi, ubah nama, aktifkan/nonaktifkan. Kode tidak dapat diubah atau dihapus karena nota lama merujuknya. Belum ada daftar resmi; kode klasifikasi arsip mengikuti Perwali Kota Bekasi 66/2023 (daftarnya tidak dimuat di Pedoman Tata Naskah), jadi diisi admin. |
| Titelatur unit | Kode titelatur tiap unit untuk token {kode_unit} pada nomor (Pasal 26 pedoman). Kosong = memakai kode unit. Dapat diubah Admin Naskah atau Pengelola Konfigurasi; tercatat di jejak. |
Pelimpahan tanda tangan (Pasal 63: Manajer Pelayanan Zona dapat melimpahkan penandatanganan ke pejabat di bawahnya) dicatat sebagai penugasan Penandatangan pada unit tersebut lewat halaman Penugasan (isi dasar penetapan). Tanda tangan tetap tidak dapat "diwakili".
Aturan tetap (tidak dapat diubah di layar ini): tanda tangan tidak diwakilkan, nomor resmi tidak pernah dihapus atau dipakai ulang (dijaga di basis data), isi nota terbit tidak berubah, jejak audit tidak dapat diubah.
Bila ada kendala
- "Peran Anda tidak berhak": hubungi Admin Naskah/Pengelola Konfigurasi; hak berasal dari penugasan yang berlaku hari ini.
- "Data sudah diubah pihak lain": muat ulang halaman lalu ulangi.
- Akun belum cocok dengan data kepegawaian: hubungi pengelola aplikasi.