Membuat dan Memproses Nota Dinas

Status: uji coba. Aplikasi mengikuti Peraturan Direksi Nomor 03 Tahun 2026 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas, tetapi masih diuji pengguna, dan bentuk nomor, daftar sifat, kode klasifikasi, dan titelatur unit belum dikonfirmasi Sekretariat (label UJI COBA tampil di semua layar). Pengesahan di sini bersifat internal (bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi; itu untuk surat keluar, tahap berikutnya).

Alur singkat

stateDiagram-v2
    accTitle: Status nota dinas
    accDescr: Nota berawal Draf, diajukan, diparaf berjenjang hingga menunggu pengesahan lalu Terbit dengan nomor resmi; dapat dikembalikan untuk direvisi, ditarik selama belum ada paraf, ditolak, atau dibatalkan setelah terbit.
    direction LR
    [*] --> Draf
    Draf --> Diajukan: ajukan
    Diajukan --> Draf: tarik kembali (belum ada paraf)
    Diajukan --> PerluRevisi: dikembalikan pemaraf
    PerluRevisi --> Diajukan: ajukan ulang
    Diajukan --> MenungguPengesahan: paraf terakhir selesai
    MenungguPengesahan --> PerluRevisi: dikembalikan penandatangan
    MenungguPengesahan --> Terbit: disahkan (nomor resmi)
    MenungguPengesahan --> Batal: ditolak
    Terbit --> Batal: dibatalkan
    Draf --> Dihapus: hapus draf

Membuat dan mengajukan (pembuat)

1. Buka Nota Dinas → Buat nota. Isi kepada Yth, sifat, perihal, isi (pisahkan paragraf dengan baris kosong), serta tembusan dan lampiran bila ada. Kolom dari terisi otomatis dari unit Anda. Pilih klasifikasi arsip dan tingkat keamanan (biasa/terbuka, terbatas, rahasia, sangat rahasia; tingkat yang diberi tanda akses dibatasi menyembunyikan perihal di halaman verifikasi publik). Menurut pedoman, nota dinas disampaikan dari bawahan kepada atasan; bila kebijakan arah nota diaktifkan di Konfigurasi, Anda wajib memilih unit tujuan dan hanya unit yang sesuai (mis. atasan unit Anda, atau hanya Direksi) yang dapat dipilih; pengajuan ditolak bila tidak sesuai. Bila materi nota berkaitan dengan unit lain, pilih unit koordinasi: pemaraf unit itu ikut memaraf (paraf koordinasi, Pasal 41 pedoman) selain paraf hierarki; urutannya diatur di Konfigurasi. Unit koordinasi hanya dapat diubah selama draf atau saat nota dikembalikan; mengubahnya setelah dikembalikan membuat paraf dimulai dari awal.
2. Simpan draf. Nota mendapat nomor sementara (mis. DRAFT-001/ND/2026) yang hanya untuk rujukan internal; nomor resmi baru diberikan saat pengesahan.
3. Periksa isinya, lalu Ajukan. Sistem membentuk rute persetujuan dari aturan yang berlaku dan unit Anda, lalu membekukannya untuk nota ini. Pengajuan ditolak bila ada langkah yang belum punya pemegang kewenangan; pesan menyebut langkah dan unitnya (hubungi Admin Naskah).
4. Selama diajukan dan belum ada paraf, Anda dapat Tarik kembali menjadi draf.

Draf boleh dihapus (hanya pembuat, hanya status Draf). Nomor sementara yang dihapus tidak dipakai lagi.

Memaraf (pemaraf)

Nota yang menunggu Anda tampil di Beranda dan di Nota Dinas → Menunggu saya. Buka nota, baca isinya, lalu pilih:

• Paraf — menyetujui versi yang sedang Anda baca. Bila isi berubah sebelum Anda memaraf, paraf ditolak (isi sudah berubah); baca versi terbaru dulu.
• Kembalikan — wajib menulis catatan. Nota kembali ke pembuat dengan status Perlu revisi.
• Edit langsung — Anda memperbaiki isi sendiri. Perubahan menjadi versi baru yang tercatat atas nama Anda. Menurut kebijakan yang berlaku, paraf dimulai ulang dari langkah pertama (bawaan) atau dilanjutkan.

Diwakili: atasan dapat memaraf menggantikan langkah bawahannya bila rute mengizinkan. Tindakan itu ditandai diwakili dan terlihat pada rute. Notifikasi giliran hanya ditujukan ke pemegang langsung. Tanda tangan (pengesahan) tidak dapat diwakilkan; penandatangan yang berhalangan digantikan lewat penugasan Plt/Plh (lihat Penugasan dan Konfigurasi).

Pembuat nota tidak dapat memaraf atau mengesahkan notanya sendiri.

Mengesahkan (penandatangan)

Setelah paraf terakhir, nota menunggu pengesahan. Hanya penandatangan langsung pada unit pengesah (definitif, Plt. atau Plh. yang berlaku) yang dapat mengesahkan; atasan tidak dapat mewakili tanda tangan. Pilihan:

• Sahkan — pada saat itu juga nota mendapat nomor resmi (berurutan, tidak pernah dipakai ulang), isinya terkunci, dan tercatat hash isi beserta penandatangannya. Bagian {{nomor}} dan {{tanggal}} pada isi terisi otomatis. Bila ada kegagalan di tengah proses, tidak ada nomor yang terpakai.
• Kembalikan — wajib catatan; nota kembali ke pembuat.
• Tolak — nota dihentikan tanpa nomor resmi; alasan wajib. Untuk sekadar perbaikan gunakan Kembalikan.

Jangan menulis nomor sementara (DRAFT-…) di dalam isi. Pengajuan ditolak bila isi memuatnya. Bila perlu merujuk nomor surat itu sendiri, tulis {{nomor}}.

Nota terbit

Halaman nota menampilkan nomor resmi, tanggal, penandatangan (dengan awalan Plt./Plh. bila berlaku), dan hash isi. Dari sini:

• Buka PDF — dibuat dari data tersimpan, memuat kode QR dan hash. Hanya yang berhak membaca nota yang dapat membukanya.
• Halaman verifikasi — alamat pada QR. Tanpa login, menampilkan data terbatas: nomor, tanggal, jenis, penandatangan, status (terbit atau dibatalkan), dan hash. Perihal tidak ditampilkan untuk nota bertingkat keamanan dengan akses dibatasi. Cocokkan dengan dokumen yang dipegang.
• Batalkan nota — oleh penandatangan asal, pemegang penugasan penandatangan yang berlaku, atau Admin Naskah; alasan wajib. Nomor tidak dihapus: tetap di register berstatus BATAL, dan halaman verifikasi menandainya batal.
• Buat nota pengganti — nota terbit tidak diedit. Pembuat asal membuat draf pengganti (berisi isi sebelum nomor terisi), memprosesnya seperti nota baru; setelah pengganti disahkan, nomor lama otomatis menjadi BATAL dengan alasan "Diganti oleh …".

Daftar paraf pada lembar terakhir PDF memuat unit, nama lengkap pemaraf (sebagaimana tercatat saat memaraf), tanda mewakili bila ada, dan tanggalnya, dipisah antara paraf hierarki dan paraf koordinasi.

Nama penanda tangan pada PDF mengikuti Pasal 44 pedoman: pelaksana tugas atau pelaksana harian direksi ditulis tanpa gelar, nomor induk, dan golongan; pejabat lain ditulis dengan gelar, nomor induk, dan golongan (dapat diatur di Konfigurasi → Redaksi & kop).

Buku register (menu Register, untuk Auditor dan Admin Naskah) memuat semua nomor, termasuk yang batal, dengan filter tahun dan status. Perihal nota rahasia hanya terlihat oleh Auditor.

Pemberitahuan

Ikon lonceng di bilah atas memberi tahu pembuat nota saat nota terbit, dikembalikan, ditolak, atau nomornya dibatalkan orang lain. Jumlah yang belum dibaca ditampilkan dan dibacakan pembaca layar; buka lonceng untuk membaca dan mengetuk pemberitahuan menuju notanya. Giliran memaraf atau mengesahkan tampil di daftar Menunggu tindakan Anda di Beranda.

Setelah dikembalikan

Nota berstatus Perlu revisi dengan catatan pengembali di bagian atas. Perbaiki isinya (Ubah), lalu Ajukan ulang. Rute yang sama dipakai; paraf dimulai ulang atau dilanjutkan dari langkah pengembali sesuai kebijakan yang berlaku saat nota pertama kali diajukan.

Membaca halaman nota

• Isi nota — versi terbaru; Riwayat versi memungkinkan melihat versi lama (tercatat siapa, kapan, dan alasannya).
• Rute persetujuan — status tiap langkah (menunggu, diparaf, mengembalikan), siapa yang bertindak, tanda diwakili atau Plt./Plh., dan catatan. Putaran sebelumnya tersimpan sebagai riwayat.
• Jejak audit — semua tindakan pada nota ini; tidak dapat diubah.

Bila ada kendala